Constancias y anotaciones en el protocolo. Parte 1

De conformidad con lo dispuesto por la Ley del Notariado del Estado de Yucatán (LNEY), podemos distinguir las siguientes constancias y anotaciones que deben contener los libros del protocolo de un notario público.

CONSTANCIA DE AUTORIZACION.- Esta se imprime por el Consejo de Notarios del Estado, a través de su Presidente y debe constar en la primera y última página de cada uno de los libros del protocolo (Art. 74 LNEY). Una muestra de dicha constancia sería la siguiente:

“ABOGADO CARLOS ALBERTO GAMBOA Y GAMBOA, PRESIDENTE DEL CONSEJO DE NOTARIOS DEL ESTADO DE YUCATAN.
CERTIFICO: Que este Libro, contiene trescientas fojas útiles, y que en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo setenta y cuatro de la Ley del Notariado del Estado de Yucatán en vigor, lo autorizo debidamente, poniendo esta constancia, en su primera y última página, y el sello del Consejo de Notarios en cada hoja.
Servirá para el Volumen "A" del Tomo Vigésimo, que en cuatro volúmenes, se lleva en la Notaría Pública Número Ochenta y Uno, ubicada en el predio urbano número trescientos veintitrés de la calle sesenta y dos de esta ciudad de Mérida, Yucatán, a cargo del Abogado Jorge Carlos Estrada Avilés. Mérida, Yucatán, a diez de agosto del año de dos mil seis.”

CONSTANCIA DE APERTURA DE TOMO DEL PROTOCOLO.- Al pie de la autorización puesta por el Consejo de Notarios, el notario público pondrá en cada tomo de su Protocolo, constancia de la fecha de su apertura, autorizándola con su firma y con su sello y expresando en ella el número de la Notaría y su nombre completo. Si se llevan simultáneamente dos o más volúmenes, la autorización se asentará en todos ellos. (Art. 75 LNEY). Una muestra de dicha constancia sería la siguiente:

“ABOGADO JORGE CARLOS ESTRADA AVILES, Notario Público del Estado, en ejercicio, Titular de la Notaría Número Ochenta y Uno, con residencia en Mérida, Yucatán.
C E R T I F I C O: Que con esta fecha, abro este Volumen "A" del Tomo Vigésimo del Protocolo que se lleva en la Notaría Pública Número Ochenta y Uno del Estado de Yucatán.
Y en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo setenta y cinco de la Ley del Notariado del Estado de Yucatán en vigor, se asienta esta constancia de apertura, en Mérida, Yucatán, a los diez días del mes de agosto del año de dos mil seis.”

CONSTANCIA DE CIERRE DE TOMO DEL PROTOCOLO.- El día en que concluyeran las páginas de cada volumen, se asentará, fechará y sellará inmediatamente después de la última acta constancia de cierre de dicho volumen, que firmará el Notario (Art. 76 LNEY). Una muestra de dicha constancia sería la siguiente:

“ABOGADO JORGE CARLOS ESTRADA AVILES, Notario Público del Estado, en ejercicio, Titular de la Notaría Número Ochenta y Uno, con residencia en Mérida, Yucatán.
C E R T I F I C O: Que con esta fecha, cierro este Volumen "A" del Tomo Décimo Noveno del Protocolo que se lleva en la Notaría Pública Número Ochenta y Uno del Estado de Yucatán, habiéndose inutilizado las páginas doscientos noventa y ocho y doscientos noventa y nueve.
Y en cumplimiento a lo dispuesto por los artículos setenta y seis y setenta y siete de la Ley del Notariado del Estado de Yucatán en vigor, se asienta esta constancia de cierre, en Mérida, Yucatán, a los diez días del mes de agosto del año de dos mil seis.”

CONSTANCIA DE SER EXACTA LA RAZÓN DE CIERRE DE TOMO DEL PROTOCOLO.- Agotados el volumen o volúmenes del tomo corriente y puesta la constancia de cierre a que se refiere el Artículo 76 de la LNEY, el Notario llevará personalmente dichos volúmenes al Consejo de Notarios para que el Presidente del mismo extienda en aquéllos certificación de ser exacta la razón de cierre en cada libro, autorizando esta nota con su firma y el sello del Consejo de Notarios. Los libros de que se trata, serán devueltos al Notario, después de haber sido inutilizadas las hojas que hubieren quedado en blanco. (Art. 86 LNEY). Una muestra de dicha constancia sería la siguiente:

“ABOGADO CARLOS ALBERTO GAMBOA Y GAMBOA, PRESIDENTE DEL CONSEJO DE NOTARIOS DEL ESTADO DE YUCATAN.
CERTIFICO: Ser exacta la razón de cierre que antecede.
Mérida, Yucatán a los diez días del mes de agosto del año de dos mil seis.”

CONSTANCIA DE CIERRE ANUAL.- El día primero de cada año todos los Notarios pondrán en el tomo corriente de su Protocolo, a continuación de la última acta levantada, constancia del número total de escrituras que hubiesen autorizado durante el año anterior, haciendo mención del número de escrituras pendientes de autorización. El Notario que llevare dos o más volúmenes, pondrá en cada uno de ellos dicha constancia. (Art. 84 LNEY). Una muestra de dicha constancia sería la siguiente:

“ABOGADO JORGE CARLOS ESTRADA AVILES, Notario Público del Estado en ejercicio, Titular de la Notaría Número Ochenta y Uno, con residencia en esta Capital.
Con fundamento en el artículo ochenta y cuatro de la Ley del Notariado en vigor, se hace constar: que durante el año de dos mil seis se otorgaron ciento noventa y nueve escrituras públicas, levantadas en el Tomo Décimo Noveno Volúmenes "A", “B”, “C” y “D”; autorizándose ciento noventa escrituras y quedando pendientes de autorizar nueve escrituras, que son: en el Tomo Décimo Noveno Volumen "A", la número ciento cuarenta y nueve; en el Tomo Décimo Noveno Volumen “B”, las números ciento treinta y uno y ciento cuarenta y cinco; en el Tomo Décimo Noveno Volumen “C” la número ciento veintisiete; en el Tomo Vigésimo Volumen "A" la número ciento noventa y siete; en el Tomo Vigésimo Volumen “B” la número ciento noventa y ocho; en el Tomo Vigésimo Volumen “C”, la número noventa; y en el Tomo Vigésimo Volumen “D”, las números ciento noventa y uno y ciento noventa y nueve.”
Mérida, Yucatán, al día uno de enero del año de dos mil siete.”